4 - Les fonctions et les métiers

Le domaine des Achats

Dans une entreprise du type d'Alcatel Espace, les Achats sont chargés d'acquérir auprès de fournisseurs extérieurs les équipements, matières, produits et services nécessaires au fonctionnement de la société et à la réalisation de ses objectifs de production et de vente.

Les Achats sont seuls habilités à négocier avec les fournisseurs les prix, les délais, et plus généralement toutes les conditions de l'achat en coopération étroite avec les demandeurs et, si besoin est, avec le Service Juridique.

Les Achats ont seuls le pouvoir d'engager la société vis-à-vis des fournisseurs après avoir fait approuver par la Direction Générale ou l'autorité délégataire les conditions des contrats ou commandes.

Les Achats assurent la gestion des commandes et des contrats d'achat jusqu'à leur complet achèvement. Respon­sables des intérêts de l'entreprise face aux fournisseurs, les Achats doivent s'attacher à diminuer les coûts dans les conditions techniques et de qualité requises par les demandeurs.

Depuis les origines, la structure Achats de l'Espace, embryonnaire au départ, a beaucoup évolué, s'affirmant dans la société pour prendre peu à peu sa responsabilité pleine et entière telle que définie ci-dessus.

C'est l'histoire de cette évolution que nous allons suivre de 1970 à 1994. Une constante au cours des âges, c'est la gamme des produits et services dont l'Espace a besoin et que l'entité Achats aura à acquérir :

- les composants : il s'agit de composants électriques, électroniques et électromécaniques. Souvent, on les appelle composants 3E. Ils font l'objet de spécifications techniques précises et de contrôles rigoureux tant pendant la fabrication qu'à son stade final (contrôles à la source). S'ils sont destinés à des modèles de vol, le fournisseur les livre accompagnés de documents élaborés au cours de la fabrication (traçabilité), qui sont eux-mêmes vérifiés avant l'entrée en magasin (contrôle d'entrée) ;

- les biens industriels : machines de production, ordinateurs gros et petits et logiciels associés, appareils de mesure, bancs de test, mobilier de bureau, de laboratoire, d'atelier, biens d'équipements divers ;

- les fournitures : marchandises, articles, denrées généralement consommables ;

- certaines prestations intellectuelles : études, recherches, développement de logiciels ;

- la sous-traitance industrielle majeure non assimilée à une PECT ;

- la sous-traitance sur site, l'assistance technique, la maintenance ;

- les prestations de services généraux : restaurant, gardiennage, nettoyage, entretien d'espaces verts… ;

- les transports nationaux et internationaux ;

- les PECT : Prestations Entièrement Confiées à des Tiers. C'est là un poste important puisqu'il s'agit d'acheter des équipements complets, qui seront intégrés en l'état aux charges utiles réalisées par la société.
 
 

Les achats de composants, qui nécessitent des compétences techniques particulières, sont effectués par des spécialistes. Il en est de même pour les PECT. Les autres achats sont souvent regroupés sous le vocable «achats généraux ou industriels».
 

Les achats avant 1982

Au début de l'activité spatiale, les services chargés des achats appartiennent à des unités dont la principale activité est autre que spatiale. Il n'existe donc pas de fonction Achats spécifique du spatial. 

L'approvisionnement des composants haute fiabilité est le seul qui nécessite un suivi particulier sur le plan technique et sur le plan de la qualité. À Gennevilliers, par exemple, pour les premiers matériels de télémesure et de télécommande, ce suivi est assuré par le Service Technique lui-même.

Plus tard, à la Division MAS, lorsque les activités spatiales prennent de l'ampleur, une partie du personnel du Service Achats commence à être orientée vers les approvisionnements spécifiques au spatial en liaison avec le Service Qualité.

À cette époque, une grande partie de ces approvisionnements revêt une forme particulière :

- dans Intelsat IV, tous les composants sont fournis par le maître d'oeuvre Hughes Aircraft. Leurs coûts ne sont donc pas compris dans les prix de vente et leur gestion administrative se trouve de ce fait simplifiée ;

- dans Symphonie, l'approvisionnement d'une partie des composants est centralisé au niveau du groupe de projet assurant la maîtrise d'oeuvre qui se trouve en fait être le fournisseur vis-à-vis du Service Achats.
 
 

Pierre Boutillon est le premier employé du Service Commercial de la Division MAS à être chargé des approvisionnements spécifiques du spatial.

En 1970, lorsque le Département ESA est créé, il est tout naturellement chargé d'y assurer la fonction Achats. Louis Gadeau rejoint ensuite le Service dont il prend la direction.

Dans tous les programmes exécutés par le Département ESA puis DSP jusqu'en 1977-78, il n'y a que très peu de PECT importantes que peut gérer le Service Achats.

Lorsque, par exemple, le Département est maître d'oeuvre d'un sous-système TM-TC pour l'Agence Spatiale Européenne, les matériels sous-traités, généralement hors de France, sont payés directement au fournisseur par l'Agence dans sa monnaie nationale. Afin de simplifier les procédures internes, le suivi administratif de ce genre de contrat, qui n'implique aucun paiement de la part du Département, est assuré directement par le Service Commercial, le suivi technique étant assuré par les services techniques. Seules les sous-traitances de pièces mécaniques au profit des services de fabrication sont prises en charge par le Service Achats.

En 1978, dans le cadre d'une action générale décidée par la nouvelle Direction de la Division DFH, à laquelle appartient le Département DSP, et qui vise à retirer à ce Département un certain nombre de ses fonctions, le Service Achats de DSP est, dans une première phase, supprimé, tous les achats devant être effectués par celui de la Division implanté à Levallois.

Il apparaît très rapidement que cette solution est impraticable pour l'achat et le suivi des commandes des composants haute fiabilité, et à la demande du Directeur de la Production de la Division lui-même, un échelon du Service Achats central est maintenu à DSP, avec le même effectif, pour ce type d'achat. L'opération n'aboutit, en fait, qu'à compliquer les circuits hiérarchiques et administratifs.

Louis Gadeau continue d'exercer ses fonctions pour les approvisionnements spécifiques du spatial, transmettant au service central les demandes d'approvisionnements «non spatiaux».

Cette situation cesse en janvier 1982 lorsque est créée la Division Espace qui peut remettre en place à DSP un Service Achats à part entière avec Louis Gadeau et Éric Goubet.

Le transfert à Toulouse et l'expansion rapide du Département DSP et de la Division Espace provoquent d'importantes modifications et l'apparition d'une organisation beaucoup plus étoffée.
 

Les achats à partir de 1982

Rapidement, un Service Achats (généraux et industriels) est créé à Toulouse, dans l'usine du Mirail, confié à Nicolas Camerani et rattaché d'abord à Roland Borchi, chef de la fabrication, puis à Jacques Rosmorduc, chef d'établissement.

Les PECT de Telecom 1 sont traitées à Meudon par un groupe de deux personnes (Jean-Louis Gautier et Michel Bauer) qui établissent les spécifications et négocient les conditions contractuelles. Les commandes sont émises et administrées par les Achats. C'est ce groupe qui aura à gérer techniquement les équipements sous-traités de Telecom 1 et de SPOT 1.

En 1983, l'activité PECT bord civil est transférée à Toulouse. Les PECT des matériels sol militaires sont placées sous la responsabilité de Claude Delaneau de 1986 à 1988 (essentiellement pour SYRACUSE 1).             En 1988, à Courbevoie, Jérôme Dufour prendra la relève pour s'occuper de SYRACUSE 2 et aura à négocier des achats relatifs à l'édification des stations de contrôle (génie civil, gros oeuvre, RF, antennes). Il conduira ces achats à leur terme alors que ceux qui concernent les équipements du système seront transférés à Toulouse en 1990 et confiés à Alfred Poli (sous la responsabilité de Bernard Kelhetter).

Ayant reçu le renfort de Pierre Duny, Jérôme Dufour prendra en charge les stations de contrôle sol de Kerguelen, puis de Turksat en 1991 et de Suparco (Pakistan) en 1992.

Nous sommes loin, en 1982, d'une structure Achats forte. Le chemin à parcourir pour y arriver va être long, et les variations d'organisation nombreuses.
 

La Centrale d'Achats Composants

Devant l'augmentation du plan de charges et en raison des exigences de qualité, il apparaît que les composants 3E montés sur les modèles de vol doivent faire l'objet d'un traitement particulier à tous les niveaux : négociation, spécifications, qualification, contrôle à la source, contrôle réception, magasinage.

Le 31 janvier 1984, on crée la Centrale d'Achats Composants EEE, la CAC, détachée du Service des Achats.

La CAC a en charge :

- l'activité «Engineering Composants» : évaluation, qualification, spécifications ;

- la définition des besoins de chaque projet (quantité et délais), résultat de l'analyse «à la main» des nomenclatures papier du Bureau d'Études ;

- les achats proprement dits : négociation, gestion, commandes ;

- le contrôle à la source et le contrôle d'entrée.
 
 

Le responsable de la CAC est Pierre René. Il faut souligner l'importance de l'Engineering Composants, confié à un groupe d'ingénieurs dont chacun suit un projet déterminé et possède une spécialisation technique ou technologique mise au service de tous les autres.

Ainsi :

- ERS et SPOT 2 sont suivis par Jean Sogliuzzo, également responsable des contrôles ;

- Athos est suivi par Robert Van Hove, également responsable des composants passifs ;

- TV-Sat et TDF sont suivis par André Gil ;

- TELE X est suivi par Daniel Roques, également responsable des actifs non hyper et de la microélectronique ;

- Intelsat VI est suivi par Michel Sirven, également responsable des hyper actifs.
 

La Direction Industrielle

Le 1^er octobre 1986 est créée la Direction Industrielle (DI), confiée à Paul Fournier. À l'exception des PECT, les Approvisionnements et les Achats lui sont rattachés. La CAC disparaît, ses fonctions sont éclatées entre :

- la Direction Qualité pour l'activité «Engineering Composants» ;

- un Service Approvisionnements (SAP) confié à Jean Sogliuzzo pour la définition des besoins, le contrôle à la source, le contrôle d'entrée et le magasinage des composants EEE ;

- le Service Achats (SAC), sous la responsabilité de Nicolas Camerani qui négocie commercialement, commande et gère les actes d'achat.
 
 

Le rôle du SAP est d'une importance vitale pour atteindre l'objectif principal fixé à la DI dès sa création : tenir les délais de sortie des équipements. Il faut identifier correctement les vrais besoins en composants de façon à les commander assez tôt en regard des délais des fournisseurs. 

La réussite est liée à l'emploi de moyens informatiques adaptés : c'est la mise en service de MIMS, progiciel de GPAO qui exige de la part des cadres un effort pédagogique de tous les instants et une force de conviction à la mesure de l'enjeu. MIMS permet aussi de planifier avec précision les préparations de composants issus du magasin en direction des ateliers de fabrication.

SAP constitue donc un pivot de la production au même titre que le Bureau d'Études, les labos ou les ateliers.

Les efforts fournis seront couronnés de succès, dont le premier en date est la disponibilité à temps des composants destinés aux équipements d'Eutelsat 2, au début de 1987.
 

La sous-traitance

En 1987, Alcatel Espace voit se profiler un accroissement important et rapide des charges de travail qui, sur les graphiques, se traduit par une grosse bosse à l'horizon de quelques mois !

Il faut impérativement se préparer à sous-traiter une part non négligeable des tâches en matière de câblage, mécanique, développement, logiciels, manutentions, etc.

S'ajoutant à la sous-traitance structurelle déjà largement pratiquée en matière de services généraux (restaurant, gardiennage, espaces verts…), cette sous-traitance «productive» va gonfler le volume des commandes de prestations de main-d'oeuvre. 

À l'intérieur de la société, les «clients» sont nombreux car chaque service peut éventuellement avoir à faire appel à de l'aide extérieure. Il convient de maîtriser le flux des ordres de ce type, notamment en limitant le nombre des fournisseurs potentiels que l'on «qualifie» préalablement et en mettant en place un dispositif de contrôle qui permet de s'assurer du caractère indispensable de la sous-traitance sollicitée, de sa conformité au budget et de sa régularité vis-à-vis de la législation.

Pour ce faire, on crée au sein de DI un service d'achats spécialisé, nommé Service Gestion de la Sous-Traitance (GST), confié au printemps 1987 à Jacques Rosmorduc.

De nombreuses entreprises de la région toulousaine coopèrent avec Alcatel Espace. Pour certaines d'entre elles, il convient d'abandonner le qualificatif de sous-traitant, pris quelquefois à tort dans un sens un peu péjoratif, pour celui de partenaire. Tel est le cas, entre autres, de la société Latécoère à qui l'on confie le dossier de fabrication, la réalisation, l'assemblage et certains tests des sources d'antenne pour quatre modèles de vol Eutelsat 2 étudiés préalablement par Alcatel Espace.

Pour donner un ordre de grandeur des volumes traités par GST, en 1989 la sous-traitance de DTI (Direction Technique et Industrielle) s'élève à 170 millions de francs, le montant des achats généraux étant de 234 millions de francs.
 

Transports et opérations en douane

L'industrie spatiale mettant en oeuvre de nombreux échanges mondiaux, Alcatel Espace doit maîtriser parfaitement ses rapports avec les transporteurs internationaux, les transitaires, les services officiels des douanes de nombreux pays. On tente de sous-traiter cette activité mais c'est un échec, tant au plan des coûts qu'au plan des résultats. La DI met en place la structure qui permet d'assurer ces fonctions.

C'est, le 1^er mars 1988, la création d'un «Bureau Logistique-Transport-Douane» (LTD), confié à Marie-Françoise Gaillard à qui l'on rattache également les tâches d'emballage, d'expédition et de réception.

Notons au passage qu'à cette époque LTD traite par an plus de dix mille opérations d'expédition-réception. En 1994, leur nombre s'élèvera à près de vingt-cinq mille !
 

Groupement des Services Achats et Approvisionnements

Après la création de LTD, les services qui s'occupent d'achats au sens large du terme ou qui y prêtent leur concours sont donc, au sein de DI :

- le Service des Achats Généraux (SAC) ;

- le Service des Approvisionnements de composants (SAP) ;

- le Service Gestion de Sous-Traitance (GST) ;

- le Bureau Logistique-Transport-Douane (LTD).

Le 1^er janvier 1989, on modifie leurs attributions respectives de la façon suivante :

- les Achats Généraux et la Sous-Traitance sont réunis en un Service AGS (responsable Jacques Rosmorduc) ;

- les Approvisionnements, les achats de composants, le contrôle d'entrée et les magasins constituent le nouveau Service SAP (responsable Jean Sogliuzzo) ;

- les transports et les opérations en douane restent au bureau LTD (Marie-Françoise Gaillard).
 
 

L'ensemble est constitué en un groupement de services nommé Services Achats et Approvisionnements (S2A), placé sous la responsabilité de Xavier Loeffel, rattaché lui-même à DI.

Cette modification d'organisation tend à :

- rationaliser et optimiser le système des approvisionnements de composants ;

- profiter au maximum des synergies et similitudes entre la gestion de sous-traitance et les achats généraux.
 
 

La rationalisation des «appros» est encore améliorée en octobre 1989, lorsque 1'»Engineering Composants», qui avait été dévolu à la Direction Qualité en 1986 lors de l'éclatement de la CAC, est rattaché au Service des Approvisionnements (SAP). En même temps, les missions principales de ce groupe d'ingénieurs sont précisées. Elles sont les suivantes :

- créer et maintenir à jour le fichier des composants MIMS ;

- écrire et mettre à jour les spécifications d'approvisionnements satisfaisant aux exigences du Plan Qualité concerné et gérer la bibliothèque de ces spécifi­ca­tions ;

- participer à l'évaluation et à la qualification des couples composant-fabricant (phase B) ;

- négocier techniquement les spécifications d'approvisionnements avec les fabricants ;

- effectuer le suivi technique des approvisionnements chez les fournisseurs ainsi que l'initialisation et le traitement des non-conformités ou des demandes de dérogation, en accord avec les procédures qualité ;

- documenter l'aspect «technique composants» des Demandes d'Autorisation d'Emploi (DAE) dans le contexte de la nouvelle procédure de traitement des DAE.

Les achats de PECT à Toulouse

Quel est le sort des achats de PECT bord civil après le transfert de Meudon à Toulouse ? C'est Gabriel Frayssinet qui les prend en charge en 1983 en créant un groupe Gestion Contrats Fournisseurs (GCF) où sont affectés Guy Cornillon, Gilbert Blanchet, Hervé Sorre et Pierre Couderc pour s'occuper des sous-contrats de TELE X, TDF 1 et TV-Sat 1.

En 1985, GCF est dissous. Michel Bauer est affecté au Département Technique (Jean-Louis Maury) où il continue de spécifier et négocier certaines PECT, notamment les isolateurs (avec Thomson-CSF Montreuil), des duplexeurs en bande Ku (avec EMS-USA), des calculateurs de bord (avec Crouzet)… En 1987, ce type d'achat est rattaché à S2A/AGS, ainsi d'ailleurs que Michel Bauer.

Mais l'essentiel de l'achat des PECT est alors entre les mains des Services Commerciaux que rejoignent Guy Cornillon et Gilbert Blanchet, dans un Bureau Sous-Traitance (BST) dont Bernard Kelhetter prendra la tête en juin 1987, sous l'autorité de Francis Fraikin. Ce BST s'étoffera en recrutant plusieurs personnes dont Christian Combe, Christian Bruggemann et Michel Langella.

En effet, le programme Telecom 2 arrive et comporte beaucoup d'achats d'équipements ; de même, Intelsat VII, puis SYRACUSE 2.

Incorporés dans un département commercial orienté vers la vente, les acheteurs sont vus comme des commerciaux un peu particuliers. Malgré tout, c'est durant les années 1988, 1989 et 1990 que se rode cette activité de PECT bord civil et que les acheteurs spécialisés, en se frottant au contexte international, acquièrent une certaine maîtrise de la négociation.

Par ailleurs, leur rattachement au département commercial a pour objectif de les motiver à faire porter par les cotraitants tout ou partie des risques généraux du contrat principal (risque de change, intéressements, plan de financement, etc.).

Rappelons que les PECT militaires et sol sont restées à Courbevoie, gérées par Jérôme Dufour.
 

La Direction Centrale des Achats d'Alcatel Espace

Nous avons suivi le cours sinueux de l'histoire des Achats depuis le début des années quatre-vingt. Dix ans plus tard, le tableau de la répartition des acheteurs dans l'entreprise relève du «pointillisme» ! En effet, à cette époque, les commandes qui engagent financièrement l'entreprise vis-à-vis des fournisseurs sont émises par :

- les Services Achats et Approvisionnements de la Direction Industrielle pour les achats généraux ou industriels et les composants ;

- un Bureau de Sous-Traitance de la Division Commerciale pour les PECT (bord civil) ;

- un Bureau d'Achats à Courbevoie pour les besoins de ce centre, rattaché aux Services Généraux ;

- un Service d'Achats à Courbevoie pour les PECT militaires et les stations de contrôle, dépendant de MOCOS.
 
 

Le résultat de cet éparpillement est à coup sûr un gaspillage d'énergie. Pire : il n'est pas rare que le même fournisseur puisse être consulté par deux acheteurs et traite avec les deux (à des prix différents…) !

Or la fonction Achats prend de plus en plus d'importance en raison du développement de la société : il convient de la structurer plus fortement.

Jean-Claude Husson décide de créer le 1^er février 1991 une Direction des Achats, confiée à Paul Fournier, regroupant toutes les forces de la société qui oeuvrent dans ce domaine. Le Directeur des Achats dépend de la Direction Générale.

L'intention est claire : faire en sorte qu'Alcatel Espace soit perçue par les fournisseurs extérieurs comme une société disposant d'interfaces organisées et de procédures respectées, donc efficaces, ce qui ne doit pas manquer d'être profitable au plan financier.

La Direction des Achats (DA) se structure en quatre Services :

- le Service Achats Équipements Bord (AEB) : Bernard Kelhetter ;

- le Service Achats Équipements Sol (AES) : Jérôme Dufour ;

- le Service Achats et Spécifications de Composants (ASC) : Jean Sogliuzzo ;

- le Service Achats Généraux et Sous-Traitance (AGS) : Jacques Rosmorduc.
 
 

Les attributions de ces Services sont les suivantes :

- le Service AEB est chargé d'acquérir des équipements ou des sous-ensembles «bord», plus généralement des produits ou services que leur fort contenu technique, technologique ou intellectuel rend spécifiques et coûteux. Ils constituent généralement des PECT et répondent à un cahier des charges particulier ; leur acquisition nécessite fréquemment une procédure d'appel d'offres ;

- le Service AES a les mêmes attributions qu'AEB, pour les équipements «sol» et «militaire» ;

- le Service ASC rédige les spécifications techniques des composants 3E, négocie et achète ces produits. Il effectue les contrôles à la source et les contrôles d'entrée ;

- le Service AGS est chargé d'acquérir tous les autres biens, matières et services : biens d'équipement, marchandises, denrées, certaines prestations intellectuelles telles que des études, des développements de logiciels propres aux besoins internes, la sous-traitance industrielle majeure hors site non assimilée à une PECT, les prestations de services généraux, l'assistance technique, la maintenance, etc.

La section LTD, responsable des opérations de transport, emballage, expédition, réception, déclarations en douane, dépend du Service AGS.

La Direction des Achats s'attache d'abord à mettre à jour ou rédiger des procédures d'achats claires qui doivent formaliser le circuit des signatures des demandes d'achat depuis l'expression du besoin jusqu'à l'émission des commandes.

De même, et surtout, sont concrétisées pour les PECT les procédures d'appel d'offres, d'évaluation de ces offres, d'établissement des «short-lists», de fixation des prix objectifs et de choix final des fournisseurs. Pour chaque programme est mis sur pied un système de réunions présidées par le Directeur Général, où, sur la base d'éléments préparés et présentés par la DA, se prennent toutes les décisions. Y participent les Services Commerciaux, la Direction des Programmes, la Qualité et la Direction Industrielle.

On traite de cette façon les achats de certains équipements destinés à Turksat 1, Arabsat, Amos, Artemis et Asar.

Jérôme Dufour (AES), qui a reçu le renfort de Pierre Duny, prend en charge les stations de contrôle sol de Kerguelen, de Turksat et, en 1992, de Suparco.

Le résultat de cette rationalisation est double : les décisions prises ou à prendre reposent dorénavant sur des éléments précis et clairs facilitant les arbitrages ; d'autre part les négociations avec les fournisseurs, alimentées par des arguments technico-économiques sûrs, conduisent à d'importantes économies financières.

C'est à partir du début de 1991 que l'organisation des Achats d'Alcatel Espace, charpentée solidement, est reconnue dans l'entreprise et respectée à l'extérieur. La DA, en effet, a atteint sa «majorité», contribuant à la définition de la politique des achats, contrôlant sa mise en oeuvre et catalysant les efforts de tous en cette matière.

Le 1^er novembre 1993, Paul Fournier, partant à la retraite, est remplacé par Jean-Louis Maury à la tête de la Direction des Achats. En 1994, Jean-Pierre Hemmen remplace Jean Sogliuzzo aux Achats de composants. Pierre Therby a succédé à Jacques Rosmorduc parti à la retraite en 1993.

La Direction des Achats est alors forte de cinquante-quatre personnes dont vingt et un acheteurs, des ingénieurs, techniciens, employés, ouvriers pour la partie spécifications, contrôle entrée, LTD, ingénieurs d'affaires composants, etc.

Pour les amateurs de données chiffrées, voici le montant des commandes d'achats sur trois années :

1992 : 618 MF

1993 : 711 MF

1994 : 970 MF